L’erogazione dei contributi finanziari avverrà, ad avvenuta esecutività del provvedimento di concessione del contributo e dopo la presentazione della seguente documentazione:
- relazione dell'attività ammessa a contributo;
- rendiconto finanziario (elenco delle voci di entrata e uscita) dell’iniziativa, progetto o manifestazione, con specificazione degli enti pubblici e privati presso cui si è ottenuto contributo per la medesima attività o iniziativa;
- nota del legale rappresentante, in forma di dichiarazione sostitutiva di atto notorio, attestante che i dati riportati nella relazione e nel rendiconto finanziario sono veritieri e relativi all'attività ammessa a contributo;
- dichiarazione fiscale circa la assoggettabilità alla ritenuta fiscale (la dichiarazione dovrà essere effettuata ai sensi dell’art. 47 del DPR 445/2000).
Nei rendiconti di manifestazioni, iniziative e progetti finanziati dalla Comunità, non sono ammissibili i costi relativi alle prestazioni fornite dai componenti dell’ente organizzatore o da collaboratori volontari, né gli oneri riferiti all'uso di materiali, attrezzature e impianti già in dotazione al soggetto richiedente o concessi gratuitamente dalla Comunità o da altri soggetti pubblici e privati.
La Comunità potrà erogare, a sua discrezione e purché ci sia la disponibilità finanziaria, un acconto fino ad un massimo del 40% dell’importo impegnato. Il saldo andrà comunque effettuato a seguito della presentazione della documentazione prevista per l’erogazione del contributo.
Il contributo assegnato sarà rideterminato dal Segretario generale in proporzione all'effettiva spesa sostenuta per l’iniziativa e comunque con il limite massimo del contributo assegnato. L’importo erogato non potrà superare il disavanzo dimostrato.
L'amministrazione si riserva di verificare, anche a campione, la veridicità di quanto dichiarato.